Стремиться к упрощению рабочих процессов и просчету действий наперед должен каждый. Особенно актуально это для сотрудников офисов и тех, кто работает самостоятельно или коллективами на удаленной основе. Сейчас эта задача упрощается при помощи специальных программ и онлайн-сайтов, которые называются планировщиками задач.
Планировщики задач — это программы, которые улучшают тайм-менеджмент как отдельного работника, так и коллектива бизнеса / предприятия, в целом:
- рабочие задачи передаются и получаются оперативно;
- их формирование упрощается и унифицируется;
- время на изучение задания сокращается;
- коммуникация по возникшим вопросам и проблемам осуществляется проще;
- скорость выполнения увеличивается.
Все это приводит к тому, что за ту же единицу времени компания делает не только больше, но и лучше.
Trello
Trello — интересный облачный сервис, который пользуется спросом среди тех, кому требуется инструмент для управления проектами на расстоянии. Идеально подойдет для:
- индивидуальной работы с доской, которая доступна исключительно ее создателю;
- командной работы с доской, в которую можно добавить пользователей определенного рабочего пространства;
- полностью публичной работы с доской, которая доступна неограниченному количеству пользователей.
После создания доски у пользователя есть возможность:
- добавлять в нее отдельные колонки, которые обычно отражают различные этапы работы над проектом/задачей ("Нужно сделать", "В процессе", "Готово", "На проверке" и так далее);
- добавлять в колонки карточки, которые обычно представляют собой отдельные специфические задачи;
- перемещать карточки между колонками по ходу работы на основе проделанной работы.
Отдельные карточки имеют глубокую настройку таких показателей, как: описание, участники, метки, чек-лист, даты, дополнительные вложения, обложка.
Стоимость Trello: планировщик задач вполне можно использовать бесплатно, но есть три премиум тарифа за 5, 10 и 17.5 долларов в месяц. Они добавляют ряд полезных функций и снимают ограничение в 10 досок на одно рабочее пространство.
Google Календарь
Google Календарь — это идеальный помощник для всех, кто регулярно пользуется аккаунтом и сервисами Google, и стремится к тому, чтобы:
- планировать наперед свои дни, недели, месяцы;
- составлять удобные расписания;
- создавать задачи и напоминания, которые очень четко привязаны к определенному времени / моменту их выполнения.
Google Календарь — это инструмент для жесткого и бескомпромиссного планирования, который подойдет как для индивидуальных целей и задач, так и для командного взаимодействия. В нем можно:
- создавать приглашения на встречи и конференции;
- удобно и оперативно отправлять приглашения в календари необходимых участников мероприятия;
- иным образом оперативно уведомлять команду о тех или иных событиях.
Для каждой задачи можно настроить:
- свойство (мероприятие, задача, напоминание);
- время (точное или интервал);
- других пользователей, которые с ней связаны;
- геолокацию;
- описание;
- цвет блока задачи непосредственно на календаре с датами;
- прочее.
Стоимость Google Календаря — это его основное достоинство. Программа абсолютно бесплатна в рамках тех ограничений, которые актуальны для единого Google аккаунта.
Microsoft To Do
Microsoft To Do — это планировщик задач от той же компании, которая создала самую популярную операционную систему мира Windows. Собственно, этим она и будет удобна для большинства активных юзеров лицензированной ОС. Единая экосистема с одним аккаунтом позволит синхронизировать планирование со своей деятельностью на ПК.
Особенностями конкретно этого сервиса являются такие функции:
- создание списков задач;
- возможность делиться собственными списками с любыми другими пользователями;
- гибкая настройка напоминаний;
- создание новых задач посредством упоминаний в email;
- кастомизация заданий файлами и заметками;
- настройка повтора одних и тех же задач.
Стоимость Microsoft To Do: функциональность полностью бесплатна. В рамках подписки Microsoft 365 можно получить дополнительную память и другие фишки. Но сама подписка больше подойдет для тех, кто хочет получить премиум-возможности в других сервисах от Microsoft.
Evernote
Evernote — один из мастодонтов сферы планировщиков задач. Программу знает практически каждый, а многие не один год ею пользуются. Это ПО представляет собой инструмент с единым рабочим пространством, позволяющий увеличить продуктивность как отдельного пользователя, так и группы людей, занятых в реализации одной цели.
Самые популярные функции Evernote:
- создание заметок и их гибкое форматирование;
- запуск блокнотов с группами прикрепленных заметок и совместная работа с ними;
- полная синхронизация работы и редактирования на всех устройствах аккаунта;
- удобная система поиска, которая ищет необходимое как в тексте, так и в прикрепленных PDF-документах и даже фото.
В Evernote можно вести всю бизнес-отчетность (даже финансовую), делиться предложениями и идеями, создавать списки дел и двигать их по категориям в соответствии с этапом исполнения.
Стоимость Evernote: у программы есть бесплатная версия, но она исключительно ознакомительная. Все из-за очень маленького лимита на загрузки — всего 60 Мб в месяц (одна картинка может весить половину или весь данный объем). Поэтому приходится сразу приценяться к тарифным планам. Их здесь несколько: за 5.99, 7.49 и 10.99 долларов в месяц.
Notion
Notion — приложение, которое пользуется популярностью среди существенной доли пользователей в сфере планирования. Многие считают его лучшим, а некоторые откровенно шутят над остальными, говоря о том, что Notion заменяет все их вместе взятые, а также закрывает потребность в ряде сторонних сервисов.
При помощи Notion можно:
- создавать и организовывать документы;
- делать свои рабочие таблицы и закладки;
- создать полноценную систему управления рабочими процессами и задачами;
- вести учет;
- делать много чего другого.
Использовать Notion можно как для личных целей, так и для реализации командных задач. Сервис имеет широкий список возможностей, но, на первичном этапе, крайне прост в освоении и изучении основных функций (которых для большинства достаточно).
Стоимость Notion: есть бесплатный тариф с безлимитом по блокам информации и страницам. Всем этим можно делиться с 5 гостевыми аккаунтами. Для улучшенных возможностей есть два премиум-тарифа за 5 и 10 долларов в месяц (или за 4 и 8 долларов, если оплатить на год вперед).
Общие выводы
Выбрать и настроить под себя какой-то из планировщиков задач — это уже даже не что-то необычное, а обязательное условие современности. Если человек хочет быть эффективным работником или руководителем, без этого не обойтись. Даже в обычной жизни планировщики упрощают быт миллионам людей по всему миру. Почему бы тогда и вам не покинуть прошлое, и не перейти в будущее, оптимизировав свои жизненные активности? Тем более, это сбережет уйму нервов, сил, а иногда даже избавит от случайных, но очень неприятных ошибок.
