Прагнути спрощення робочих процесів і прорахунку дій наперед повинен кожен. Особливо актуально це для співробітників офісів та тих, хто працює самостійно чи колективами на віддаленій основі. Сучасний ринок бізнес-сервісів дозволяє спростити це завдання за допомогою спеціальних програм та онлайн-сайтів, які називаються планувальниками завдань.
Планувальники завдань – це програми, які покращують тайм-менеджмент як окремого працівника, так і колективу бізнесу/підприємства, загалом:
- робочі завдання передаються та отримуються оперативно;
- їх формування спрощується та уніфікується;
- час вивчення завдання скорочується;
- комунікація з питань і проблем здійснюється простіше;
- швидкість виконання збільшується.
Все це призводить до того, що за ту саму одиницю часу компанія робить не тільки більше, а й краще.
Trello
Trello — цікавий хмарний сервіс, який має попит серед тих, кому потрібен інструмент для управління проектами на відстані. Ідеально підійде для:
- індивідуальної роботи з дошкою, яка доступна виключно для її творця;
- командної роботи з дошкою, до якої можна додати користувачів певного робочого простору;
- повністю публічної роботи з дошкою, яка доступна необмежену кількість користувачів.
Після створення дошки користувач має можливість:
- додавати до неї окремі колонки, які зазвичай відображають різні етапи роботи над проектом/завданням ("Потрібно зробити", "У процесі", "Готово", "На перевірці" і так далі);
- додавати в колонки картки, які зазвичай є окремими специфічними завданнями;
- переміщувати картки між колонками по ходу роботи на основі виконаної роботи.
Окремі картки мають глибоке налаштування таких показників, як: опис, учасники, мітки, чек-лист, дати, додаткові вкладення, обкладинка.
Стоимость Trello: планировщик задач вполне можно использовать бесплатно, но есть три премиум тарифа за 5, 10 и 17.5 долларов в месяц. Они добавляют ряд полезных функций и снимают ограничение в 10 досок на одно рабочее пространство.
Вартість Trello: планувальник завдань цілком можна використовувати безкоштовно, але є три преміум тарифи за 5, 10 та 17.5 доларів на місяць. Вони додають ряд корисних функцій і знімають обмеження на 10 дощок для одного робочого простору.
Google Календар
Google Календар – це ідеальний помічник для всіх, хто регулярно користується обліковим записом та сервісами Google, і прагне:
- планувати наперед свої дні, тижні, місяці;
- складати зручні розклади;
- створювати завдання та нагадування, які дуже чітко прив'язані до певного часу / моменту їх виконання.
Google Календар – це інструмент для жорсткого та безкомпромісного планування, який підійде як для індивідуальних цілей та завдань, так і для командної взаємодії. У ньому можна:
- створювати запрошення на зустрічі та конференції;
- зручно та оперативно надсилати запрошення до календарів необхідних учасників заходу;
- іншим чином оперативно повідомляти команді про ті чи інші події.
Для кожного завдання можна налаштувати:
- властивість (захід, завдання, нагадування);
- час (точний або інтервал);
- інших користувачів, які з нею пов'язані;
- геолокацію;
- опис;
- колір блоку завдання безпосередньо у календарі з датами;
- інше.
Вартість Google Календаря – це його основна перевага. Програма абсолютно безкоштовна в рамках тих обмежень, які є актуальними для єдиного Google аккаунта.
Microsoft To Do
Microsoft To Do - це планувальник завдань від тієї ж компанії, яка створила найпопулярнішу операційну систему світу Windows. Власне, цим вона і буде зручна для більшості активних користувачів ліцензованої ОС. Єдина екосистема з одним обліковим записом дозволить синхронізувати планування зі своєю діяльністю на ПК.
Особливостями цього сервісу є такі функции:
- створення списків завдань;
- можливість ділитися власними списками з іншими користувачами;
- гнучке налаштування нагадувань;
- створення нових завдань за допомогою згадок у email;
- кастомізація завдань файлами та нотатками;
- налаштування повтору тих самих завдань.
Вартість Microsoft To Do: функціональність повністю безкоштовна. У рамках передплати Microsoft 365 можна отримати додаткову пам'ять та інші фішки. Але сама підписка більше підійде тим, хто хоче отримати преміум-можливості в інших сервісах від Microsoft.
Evernote
Evernote - один із мастодонтів сфери планувальників завдань. Програму знає практично кожен, а багато хто не один рік нею користується. Це є інструмент з єдиним робочим простором, що дозволяє збільшити продуктивність як окремого користувача, так і групи людей, зайнятих в реалізації однієї мети.
Найпопулярніші функції Evernote:
- створення нотаток та їх гнучке форматування;
- запуск блокнотів із групами прикріплених нотаток та спільна робота з ними;
- повна синхронізація роботи та редагування на всіх пристроях облікового запису;
- зручна система пошуку, яка шукає необхідне як у тексті, так і у прикріплених PDF-документах та навіть фото.
У Evernote можна вести всю бізнес-звітність (навіть фінансову), ділитися пропозиціями та ідеями, створювати списки справ та рухати їх за категоріями відповідно до етапу виконання.
Вартість Evernote: програма має безкоштовну версію, але вона виключно ознайомлювальна. Все через дуже невеликий ліміт на завантаження - всього 60 Мб на місяць (одна картинка може важити половину або весь цей обсяг). Тому доводиться одразу прицінятися до тарифних планів. Їх тут кілька: за 5.99, 7.49 та 10.99 доларів на місяць.
Notion
Notion — програма, яка користується популярністю серед суттєвої частки користувачів у сфері планування. Багато хто вважає її найкращою, а деякі відверто жартують з інших, кажучи про те, що Notion замінює всі разом взяті, а також закриває потребу в ряді сторонніх сервісів.
За допомогою Notion можна:
- створювати та організовувати документи;
- робити свої робочі таблиці та закладки;
- створити повноцінну систему управління робочими процесами та завданнями;
- вести облік;
- робити багато чого іншого.
Використовувати Notion можна як особистих цілей, так реалізації командних завдань. Сервіс має широкий перелік можливостей, але, на первинному етапі, дуже простий у освоєнні та вивченні основних функцій (яких для більшості достатньо).
Вартість Notion: є безкоштовний тариф з безлімітом за блоками інформації та сторінками. Усім цим можна ділитися з 5 іншими користувачами. Для покращених можливостей є два преміум-тарифи за 5 та 10 доларів на місяць (або за 4 та 8 доларів, якщо платити за рік наперед).
Загальні висновки
Вибрати та налаштувати під себе якийсь із планувальників завдань — це вже навіть не щось незвичайне, а обов'язкова умова сучасності. Якщо людина хоче бути ефективним працівником чи керівником, без цього не обійтись. Навіть у звичайному житті планувальники спрощують побут мільйонам людей у всьому світі. Чому б тоді і вам не залишити минуле, і не перейти у майбутнє, оптимізувавши свої життєві активності? Тим більше, це збереже безліч нервів, сил, а іноді навіть позбавить випадкових, але дуже неприємних помилок.
